DGA salarisadministratie

Zodra je een BV opricht en jezelf als DGA aanstelt, ontkom je er niet aan: de salarisadministratie. Waar je als eenmanszaak simpelweg winst neemt, ben je als DGA in loondienst van je eigen bedrijf. Dit brengt specifieke administratieve verplichtingen met zich mee die verder gaan dan alleen geld overmaken.

Veel DGA's besteden dit blind uit aan hun boekhouder, maar weten eigenlijk niet wat er speelt. Kan het per kwartaal in plaats van per maand? Hoe zit het met de Zvw-bijdrage? En waarom zou je dure accountantskosten betalen voor een loonstrook die zelden verandert? In dit artikel duiken we de diepte in.

Stap 1: De basis inrichten

Voordat je jezelf salaris kunt uitkeren, moet je BV aangemeld zijn als werkgever bij de Belastingdienst. Je hebt een Loonheffingennummer nodig. Heb je dit nog niet? Dan moet je het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’ invullen. Pas als je dit nummer hebt, kun je officieel aangiftes insturen.

Waaruit bestaat je loonstrook als DGA?

Een DGA-loonstrook ziet er anders uit dan die van een normale werknemer. Dit zijn de belangrijkste componenten:

1. Geen werknemersverzekeringen (meestal)

Als DGA ben je doorgaans niet verzekerd voor de WW of WIA, omdat je niet ontslagen kunt worden (jij hebt immers de macht in de AVA). Je ziet dus geen premie-afdracht voor werknemersverzekeringen op je strook. Dit maakt een DGA relatief 'goedkoper' dan een gewone werknemer.

2. Bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)

Iedereen in Nederland betaalt mee aan de zorg. Werknemers betalen dit via de werkgever, ondernemers (eenmanszaak) via een aanslag. Als DGA val je er net tussenin. Je BV draagt een werkgeversheffing Zvw af over jouw salaris. Dit is een kostenpost voor de BV bovenop je brutosalaris.

3. Loonheffing

Dit is de loonbelasting die de BV inhoudt op je brutosalaris en direct doorbetaalt aan de fiscus. Dit is een voorheffing op jouw inkomstenbelasting in Box 1.

De administratieve verwerking (De Journaalpost)

Het salaris moet ook in je boekhoudpakket (zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact) terechtkomen. Dit doe je via een loonjournaalpost. Veel DGA's vergeten dit, waardoor de winst van de BV te hoog lijkt (de loonkosten ontbreken immers). Zorg dat je software gebruikt die deze journaalpost automatisch kan exporteren of koppelbaar is.

Zelf gebruik ik e-boekhouden.nl voor mijn boekhouding en heb ik dat gekoppeld aan simpeleloonstrook.nl zodat de journaalpost automatisch in de boekhouding staat. 

Zelf doen of uitbesteden?

Traditionele accountantskantoren rekenen vaak forse tarieven voor de salarisadministratie (denk aan € 250 tot € 500 per jaar), terwijl ze vaak met complexe software werken die jij niet nodig hebt.

Omdat jouw salaris als DGA vaak stabiel is (je past het vaak maar één keer per jaar aan, in januari), is dit een proces dat je prima kunt automatiseren.

Mijn aanbeveling: SimpeleLoonstrook.nl

Voor mijn eigen holding gebruik ik SimpeleLoonstrook.nl:

  • Automatisering: De loonaangifte wordt automatisch naar de Belastingdienst verstuurd. Je krijgt alleen een mailtje met het betaalkenmerk.
  • Koppeling boekhouding: Ze genereren automatisch de loonjournaalpost voor je boekhouding.
  • Prijs/Kwaliteit: Het kost een fractie van de prijs van een accountant.
  • Flexibiliteit: Wil je jezelf in december een extra bonus uitkeren of je salaris aanpassen voor 2026? 1 mailtje naar ze en ze reageren snel. 

Wat als je even geen salaris kunt betalen?

Heeft je BV in de opstartfase nog geen omzet? Dan moet je officieel nog steeds aangifte doen, ook als je geen salaris uitkeert. Dit heet een nihilaangifte. Vergeet je dit? Dan krijg je direct een boete. 

Conclusie

De DGA-salarisadministratie is verplichte kost, maar hoeft geen hoofdpijndossier of kostenpost te zijn. Zorg dat je de basis goed hebt staan (loonheffingennummer, eventueel kwartaalaangifte) en dat de journaalposten in je boekhouding landen.

Mijn advies: houd de regie in eigen hand met een tool als SimpeleLoonstrook. Dat is niet alleen goedkoper, maar geeft je ook meer inzicht in wat je BV nu werkelijk aan jou spendeert.

Gerelateerde artikelen: