Managementfee factureren: Hoe bepaal je de hoogte en wat zet je in de overeenkomst?

Als DGA in een holdingstructuur sta je niet op de loonlijst van je werkmaatschappij, maar van je persoonlijke Holding. Om jouw salaris en de kosten van de Holding te kunnen betalen, moet er geld 'naar boven' stromen. Dit doe je door het factureren van een managementfee.

Maar welk bedrag zet je op die factuur? Is het een nattevingerwerk of is er een vaste formule? En mag je zomaar winst verschuiven? In dit artikel leggen we uit hoe je tot een fiscaal waterdichte berekening komt en wat je absoluut in je contract moet zetten.

De basisformule voor de Managementfee

Het bepalen van de hoogte is geen gokspel. De Belastingdienst verwacht een zakelijke onderbouwing. Een te lage fee kan leiden tot problemen met je salarisbetaling, terwijl een extreem hoge fee gezien kan worden als onzakelijke winstverplaatsing.

Gebruik de volgende optelsom als basis voor je berekening:

1. Jouw DGA Salaris (Gebruikelijk loon)

De fee moet in ieder geval hoog genoeg zijn om jouw bruto maandsalaris te dekken. Houd hierbij rekening met het minimum van de gebruikelijkloonregeling. Vergeet niet om ook de vakantietoeslag en de af te dragen loonheffingen mee te rekenen. Dit is de harde bodem van je factuur.

2. Kosten van de Holding

Je Holding maakt zelf ook kosten die betaald moeten worden. Denk aan:

  • Accountantskosten voor de jaarrekening van de Holding;
  • Bankkosten zakelijke rekening;
  • Pensioenopbouw of lijfrentepremies;
  • Kosten voor de auto van de zaak (als deze in de Holding staat);
  • Verzekeringen (zoals een AOV).

3. Een winstopslag (Marge)

Als de Holding een extern managementbureau was, zou het ook winst willen maken. Het is daarom zakelijk om een winstopslag te rekenen bovenop de kostprijs (salaris + kosten). Een opslag van 5% tot 10% is gebruikelijk. Dit zorgt ervoor dat er winst in de Holding achterblijft, wat je kunt gebruiken om vermogen op te bouwen of om dividend uit te keren.

Rekenvoorbeeld (Indicatief)

Stel, je bruto salarisbehoefte (incl. loonbelasting) is € 6.000 per maand.

  • Salariskosten: € 6.000
  • Holdingkosten (geschat): € 500
  • Subtotaal: € 6.500
  • Winstopslag (10%): € 650
  • Totale Managementfee (excl. BTW): € 7.150

Je factureert dus € 7.150 per maand vanuit de Holding aan de Werk-BV.

Wat moet er in de Managementovereenkomst?

Je kunt de factuur pas sturen als er een juridische grondslag is: de managementovereenkomst (voorbeeld). Zonder dit contract kan de fiscus de kosten in de werkmaatschappij weigeren. Zorg dat deze specifieke punten erin staan:

  • De hoogte van de fee: Noem het bedrag expliciet of verwijs naar een bijlage die jaarlijks herzien kan worden.
  • Indexatieclausule: Dit is cruciaal en wordt vaak vergeten. Neem op dat de fee jaarlijks (bijvoorbeeld per 1 januari) wordt geïndexeerd op basis van de CPI (consumentenprijsindex). Hiermee voorkom je dat je fee na drie jaar inflatie niet meer kostendekkend is.
  • Doorbetaling bij afwezigheid: Regel dat de fee doorloopt tijdens vakantie of kortdurende ziekte, zodat jouw salaris in de Holding niet in gevaar komt.

BTW: Wel of niet rekenen?

Moet je 21% BTW rekenen over de managementfee? In de basisregel: Ja.

De Holding verricht een dienst voor de Werk-BV en is dus BTW-plichtig. De Werk-BV kan deze BTW vervolgens in aftrek brengen (mits zij zelf BTW-belaste prestaties levert).

Uitzondering: Fiscale Eenheid voor de BTW
Vormen jouw Holding en Werk-BV samen een fiscale eenheid voor de omzetbelasting? Dan factureer je zonder BTW. Je ziet elkaar fiscaal dan als één ondernemer. Let op: dit staat los van de fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting. Check dit altijd bij je boekhouder om naheffingen te voorkomen.

Conclusie

Het bepalen van de managementfee is maatwerk. Begin bij je salarisbehoefte en de kosten van de Holding, en zet daar een zakelijke marge bovenop. Leg dit vast in een degelijke overeenkomst en vergeet niet om elk jaar te indexeren.

Is de liquiditeit in de werkmaatschappij even te laag om de fee te betalen? Factureer wel, maar boek het bedrag (tijdelijk) in rekening-courant. Houd hierbij wel de regels van de Wet excessief lenen in de gaten.

Child pages